2 EMPLOYES D ADMINISTRATION (m/f) avec réserve de recrutement
Conditions générales :
- Etre belge ou citoyen de l’Union Européenne ;
- Jouir de ses droits civils et politiques et être de bonnes conduite, vie et mœurs ;
- Être titulaire du permis de conduire B;
- De bonne présentation, ordonné, précis, rigoureux, dynamique et motivé ;
- Disposer d’une bonne orthographe ;
- Connaître le contexte de l’entité de Philippeville et comprendre le fonctionnement d’une commune ;
- Avoir une expérience de minimum 10 années dans le secteur public (Commune, CPAS ou Province) ;
Compétences organisationnelles :
- Compétences
Capacité à maîtriser les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
Ayant de bonnes capacités d’analyse et de synthèse.
Etre capable d’utiliser les outils informatiques les plus courants. - La civilité
Capacité à traiter les bénéficiaires et les membres de l'administration avec considération et empathie. - La collaboration
Capacité à collaborer avec ses collègues et à contribuer au maintien d'un environnement agréable. - La communication
Capacité à communiquer avec le public/les « clients », ses collègues et sa hiérarchie. - La déontologie (intégrité et professionnalisme)
Capacité à faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de loyauté dans l’exercice de sa fonction.
Agir dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles et veiller à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers. - La qualité du travail accompli
Qualité et degré d'achèvement du travail, degré de précision et de rigueur. - L'efficacité
Capacité à effectuer l'ensemble des tâches dans les délais imposés. - L'initiative
Capacité à agir, dans les limites de ses prérogatives, à l'amélioration de l'accomplissement de sa fonction, à faire face à une situation imprévue.
Avoir un sens de l’initiative et se montrer capable de faire preuve de droiture, de réserve, de respect des réglementations et de la hiérarchie dans l’exercice de la fonction ; - L'investissement professionnel
Capacité à s'investir dans sa fonction, à maintenir son niveau de performance et de motivation, à mettre à niveau ses compétences.
Conditions particulières :
- être titulaire du certificat d’enseignement secondaire supérieur.
- réussir les examens dont les épreuves sont :
- Synthèse et commentaire d'un article de journal sur un sujet d'ordre général avec cotation de l’orthographe ( /20) ;
- Une épreuve écrite portant sur la connaissance de l'entité ( /20) ainsi que portant sur le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation (notions de base) ( /30) ;
- Une épreuve orale consistant en un entretien à bâtons rompus, destinée principalement à apprécier la maturité des candidats, leur présentation ainsi que la manière dont ils exposent leurs idées personnelles ( /30).
Pour pouvoir présenter la partie b/, les candidats doivent obtenir au minimum 50% des points pour la partie a/.
Pour pouvoir présenter l’épreuve orale c/, les candidats doivent obtenir au minimum 50% des points pour la partie b/ et une moyenne globale de minimum 60% des points pour a/ et b/.
Pour être retenu, les candidats doivent obtenir au minimum 60% au total.
Le profil de fonction :
L'employé d'administration gère les dossiers relatifs aux matières traitées par le service duquel il dépend. Il réalise les prestations courantes liées à la demande des usagers et au domaine d'activités. Il informe les personnes concernées sur le contenu et l'état d'avancement de leur dossier et contrôle le respect de la réglementation et des conditions.
Sous la responsabilité directe du Directeur Général, l’agent devra :
· Se référer à la réglementation relative au domaine d'activités.
· Standardiser les documents, les procédures...
· Concevoir les procédures de gestion interne des dossiers.
· Constituer des dossiers liés au domaine d'application.
· Rédiger des rapports, des PV, des comptes rendus, des actes administratifs, des courriers, des délibérations et rapports aux instances décisionnelles.
· Contrôler la validité et l'authenticité des documents et pièces annexes.
· Détecter et signaler les erreurs éventuelles dans les dossiers.
· S'assurer de respect des procédures et des délais d'exécution
· Archiver des documents, dossiers,...
· Assurer le suivi administratif des dossiers à soumettre au Collège et Conseil.
· Classer des instructions et documents administratifs.
· Prioriser le traitement des dossiers selon leur état d'urgence et d'importance.
· Traiter les dossiers dans les matières qui le concernent.
· Diffuser les décisions de collège, les notes de service,... aux personnes concernées.
· Echanger les informations autorisées avec qui de droit.
· Informer la hiérarchie de l'évolution des situations et des dossiers relatifs aux matières traitées.
· Recevoir les appels téléphoniques, se renseigner, renseigner les interlocuteurs, transmettre les messages à d'autres personnes ou services.
· Renseigner les interlocuteurs internes ou externes sur le contenu des dossiers (ce qui est autorisé).
Les candidatures doivent parvenir, sous peine de nullité, sous pli recommandé déposé à la poste au plus tard le 15 mai 2024, le cachet de la poste faisant foi, adressées au Collège Communal, Place d’Armes, 12 à 5600 PHILIPPEVILLE ou remises en mains propres au service du Personnel de la Ville contre un récépissé.
Elles seront obligatoirement accompagnées d’ :
- un curriculum vitae ;
- une lettre de motivation ;
- une preuve de l’ancienneté sollicitée de 10 ans ;
- un extrait de casier judiciaire datant de moins de 3 mois ;
- une copie du diplôme ou titre requis.
Les candidatures incomplètes ne seront pas retenues.
Toute information complémentaire peut être demandée au service du personnel de la Ville de Philippeville (personnel@commune-philippeville.be ou CAVION Mauryne 071/66.00.57, CREPIN Mélanie 071/66.00.58, DELENNE Nathalie 071/66.00.56).