Skip to content

Service Evènements

Vous souhaitez organiser un événement sur l’entité de Philippeville ?

La demande doit être introduite au minimum 60 jours avant la date de l’évènement. Passé ce délai, le dossier ne sera pas traité !

Voici les documents à fournir pour tous les évènements sans exception :

  • Le dossier de sécurité (téléchargeable en bas de page). 

  • Un plan de situation précis du lieu, du trajet ou parcours emprunté lors de la manifestation (carte à l’échelle 1/10.000 ou un lien GPS)

  • Un relevé d’implantation des éventuelles structures temporaires (accès, issues, chapiteaux, tentes, podium, buvettes, friteries, parking, hébergement possible…)

  • Les références du contrat d’assurance couvrant la responsabilité civile de l’organisateur et les participants à la manifestation (un exemplaire du contrat d'assurance + une copie de la preuve de paiement de la prime de cette assurance)

  • Un document reprenant les dispositions prises par l’organisateur en matière de prévention et de sécurité supplémentaires non mentionnées dans le dossier de sécurité (nombre de signaleurs, de voitures encadrantes, service de gardiennage, dispositif médical, lutte contre l’incendie, plan d’évacuation …) ainsi que les mesures adoptées pour garantir le libre accès des services de secours (ambulance, pompiers, police, …)

  • Le formulaire multidisciplinaire pour les évènements sportifs ou de plus de 1000 personnes. (téléchargeable en bas de page) :

  • Les renseignements qui peuvent nous être utiles pour la rédaction d’un arrêté de Police (dates et heures de la manifestation en tenant compte du temps de montage et démontage des infrastructures éventuelles, l’impact sur la circulation, les rues à fermer, les besoins en matière de stationnement, ...)*

  • Une estimation de la signalisation routière qui vous serait nécessaire et qui devrait être mise à votre disposition par le Service Travaux de la Ville (ex : le nombre de barrières nadar, …)

Dans le cas où la manifestation prévoit une soirée dansante :

  • Une demande de déclaration de bal public (téléchargeable en bas de page)
     
     
     

Dans le cas où la manifestation requière l’utilisation du chapiteau communal :

  • Un formulaire de réservation du chapiteau communal (téléchargeable en bas de page)

Dans le cas où la manifestation à lieu dans un espace privé :

  • Une autorisation écrite reprenant l’identité du propriétaire ou du titulaire du droit d’usage ainsi que la date à laquelle il a expressément autorisé l’occupation des lieux où la manifestation doit se dérouler.

Dans le cas où la manifestation emprunte des zones boisées :

  • Un document reprenant l’avis favorable du DNF

Dans le cas où la manifestation prévoit des activités qui peuvent avoir un impact sur la circulation aérienne (feux d'artifice, lanternes, ballons, skytracers,...) :

  • Un formulaire de demande d'autorisation est à compléter et renvoyer à la Direction Générale des Transports Aérien au minimum 30 jours avant le début de la manifestation.

Toutes les informations et formulaires à remplir sont disponibles via ce lien : https://mobilit.belgium.be/fr/aviation/licences-et-agrements-organismes/organiser-un-evenement

Nous vous invitons à introduire toutes vos demandes d’évènements et d’envoyer tous les documents à valeriane.luzeaux-massart@commune-philippeville.be au minimum 60 jours avant la date de l’évènement. 

Dès réception de l’ensemble de ces informations, l’avis des différentes disciplines (police, pompiers, 112, etc.) est automatiquement sollicité et si nécessaire, une réunion de sécurité avec l’ensemble des différents intervenants organisée.

Une fois cet examen effectué, votre demande sera alors soumise à l’approbation du Collège Communal de la Ville de Philippeville. Vous serez ensuite tenus informé de la décision au moyen d’une délibération dont copie vous sera transmise ainsi qu’aux différents services concernés.

*Enfin, le cas échéant, un Arrêté de Police sera ensuite rédigé afin de réglementer la circulation routière et le stationnement lors de votre événement. A cet effet, nous attirons votre attention sur l’importance d’introduire votre demande d’Arrêté de Police, par mail, au minimum 15 jours avant la tenue de l’événement. Cette demande doit être adressée aux deux adresses suivantes : valeriane.luzeaux-massart@commune-philippeville.be et Jean-marc.duquenne@commune-philippeville.be

L'organisateur s'engage à prendre contact 15 jours avant la manifestation avec CHACUN DES CONTRE-MAITRES DU SERVICE TECHNIQUE DES TRAVAUX CONCERNES PAR VOTRE ORGANISATION, afin de convenir et de régler les modalités techniques relatives à celle-ci. Ceux-ci sont joignables aux n° de téléphone suivants :

  • Monsieur Jean-Marc DUQUENNE (responsable notamment de la signalisation) : 0495/29.76.57
  • Monsieur Pierre BOURTEMBOURG (responsable notamment du montage du chapiteau communal) : 0475/72.00.30
  • Monsieur Michaël RAEYMAECKERS (responsable des installations électriques, éclairages de secours, extincteurs,  etc. ) : 0490/42.56.52

 

Vous souhaitez louer une salle ?

Plusieurs salles sont à disposition pour la location pour vos évènements privés ou familiaux.

Si vous souhaitez plus d’informations, vous pouvez téléphoner au Service Secrétariat au 071/66.04.06 ou à Mr Thibaud Sibille du PCS au 071/66.00.81.

Pour les salles du Centre culturel (Halle et Art&Co bis), vous trouverez toutes les informations dans les documents à télécharger ci-dessous. Vous pouvez également contacter le centre culturel directement au 071 66 23 01 

Vous souhaitez réserver le Phili’Noctambus ou le stand de réduction des risques pour votre évènement ?

Envoyez les coordonnées de contact de la jeunesse à :
Mike Animateur Pcs via mike.laenen@commune-philippeville.be ou 071/66.00.86

Service évènements

Adresse

Place d'Armes 12 5600 Philippeville Belgique

Horaires

Ouvert
Ve 09:00 - 12:00 | 13:30 - 16:00
Sa Fermé
Di Fermé
Lu 09:00 - 12:00 | 13:30 - 16:00
Ma 09:00 - 12:00
Me 09:00 - 12:00 | 13:30 - 16:00
Je 09:00 - 12:00