Politique de protection de la vie privée et des données à caractère personnel

1. Introduction
L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE scrl est attachée au respect de la vie privée et accorde une grande importance au caractère confidentiel des données qu’elle traite ainsi qu’à la législation inhérente à la protection de la vie privée.

Notre politique en matière de protection des données à caractère personnel se fonde sur les dispositions légales applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « règlement européen sur la protection des données ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

2. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?
L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE, est située Place d’Armes 12 5600 Philippeville, représentée par Monsieur XX, est le responsable du traitement des données à caractère personnel.

3. Les coordonnées du délégué à la protection des données
L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE a désigné un délégué à la protection des données à caractère personnel (DPO).

Le DPO a une mission d’information et de contrôle du respect du RGPD. Il s’assure que l’ensemble du personnel agit avec professionnalisme et confidentialité. Il est également la personne de contact pour répondre à vos questions quant à l’application du RGPD.

Vous pouvez le contacter par courrier électronique à l’adresse suivante dpo@commune-philippeville.be ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE
A l’attention du Délégué à la Protection des Données
Place d’Armes, 12
5600 Philippeville

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons quand vous visitez notre site ?
D’une manière générale, il vous est loisible de visiter le site internet de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. En toute hypothèse, vous n’êtes en aucune manière obligé de transmettre ces informations à L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE si vous consultez uniquement son site internet.

Cependant, il se peut que vous ne puissiez pas bénéficier de certaines informations, fonctionnalités ou services offerts par L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE par le biais de son site internet dans le cas où vous choisiriez de ne pas transmettre certaines données personnelles spécifiques vous concernant et requis par nos applications ou par nos formulaires.

Dès lors, les données à caractère personnel et/ou les catégories de données à caractère personnel que nous sommes susceptibles de traiter sont les suivantes :

Données d’identification personnelle ;
Numéro de locataire ;
Données d’identification électronique.

5. A quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base ?
Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies et traitées par L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE pour les fins suivantes :

  • Pour vous envoyer la newsletter électronique d’information générale de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE, avec votre consentement obtenu au préalable, uniquement via le formulaire spécialement dédié à cet usage ;
  • Pour vous recontacter suite à l’envoi d’une candidature spontanée effectuée sur le site internet de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE, avec votre consentement obtenu au préalable ;
  • Pour répondre à une demande de renseignements/informations ou de documents sur votre location ou candidature, dans le cadre de l’exécution de notre mission d’intérêt public ;
  • Pour vous identifier lors de la réception de documents envoyés par l’intermédiaire de XX, dans le cadre de l’exécution de notre mission d’intérêt public ;
  • Pour améliorer votre confort de navigation sur le site internet et améliorer nos contenus à partir des informations sur qui et comment nos contenus sont consultés, avec votre consentement obtenu au préalable.
  • Ces données sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du règlement européen sur la protection des données. Le traitement de ces données ne prévoit par ailleurs pas de prise de décision automatisée.

Elles ne seront traitées que par le personnel de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE et ses sous-traitants identifiés, aux seuls fins décrites ci-dessus et afin d’améliorer le service.

En toute circonstance, L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE s’engage à ne collecter et traiter vos données à caractère personnel recueillies sur son site internet que dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour l’accomplissement d’une des finalités énoncée dans la présente politique. Vos données à caractère personnel ne seront jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

6. Combien de temps vos données sont-elles conservées?
De manière générale, L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE conserve vos données à caractère personnel que pendant une durée raisonnablement nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies et en accord avec les exigences légales.

Plus spécifiquement, L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE conserve vos données à caractère personnel, pour les besoins des traitements précités, pendant les durées suivantes :

Pour les coordonnées d’abonnement à la newsletter : uniquement pendant la durée de votre abonnement à la newsletter. Une fois la durée de l’abonnement expirée, les données à caractère personnel sont effacées ;

  • Pour les documents et informations repris dans les formulaires et destinés à la gestion de votre dossier.
  • Pour les documents et informations repris dans le formulaire de candidature : pendant toute la durée de votre candidature, éventuellement renouvelée et confirmée chaque année par vos soins. En cas de radiation de votre candidature, les données à caractère personnel vous concernant sont conservées pendant une période de 5 ans après la date de radiation de votre dossier, sous réserve de l’application d’autres lois en vigueur ;
  • Pour les documents et informations repris dans le formulaire de candidature spontanée à un emploi auprès de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE : un an à dater de l’envoi de votre candidature.

7. Qui sont les destinataires des données collectées ?
Dans le cadre des traitements de données précités, L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE pourrait être amenée à communiquer vos données à caractère personnel à plusieurs destinataires. Il s’agit des destinataires suivants :

  • Les services internes de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE (service technique, locatif et social, juridique, informatique, ressources humaines, secrétariat) ;
  • Les prestataires de services informatiques de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE ;
  • Le prestataire de service en charge de la newsletter ;
  • Le prestataire de service en charge de l’envoi des courriers ordinaires ;
  • La société d’archivage de L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE ;
  • Les CPAS partenaires ;

ainsi que nos éventuels autres sous-traitants et partenaires directement concernés par la demande.

Aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tel qu’un juge d’instruction.

En tout état de cause, L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

8. Quels sont vos droits ?
Droit d’accès

  • Le droit d’accès est le droit que vous avez d’obtenir, sur demande, de l’information sur les données à caractère personnel que nous détenons sur vous.

Droit de rectification

  • Il s’agit du droit que vous avez de demander la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui seraient inexactes. Si vous constatez que des données à caractère personnel sont incomplètes, vous avez également le droit de demander à ce qu’elles soient complétées.

Droit à l’effacement

  • Dans certains cas, vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. C’est notamment le cas siles données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées par le responsable du traitement ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
  • l’utilisateur, personne concernée, s’oppose au traitement, mais dans certains cas particuliers. Le droit à l’effacement n’existe pas dans toutes les situations.
  • Droit à la limitation du traitement
  • Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
  • Droit à la portabilité des données
  • Pour autant que de besoin, vous avez également le droit de recevoir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, dans les conditions prévues par la législation applicable en matière de protection des données. Dans tous les cas, le droit à l’effacement des données reste d’application.
  • Droit d’opposition
  • Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel. Dans ce cas, nous devons cesser le traitement des données à caractère personnel, à moins que nous ne démontrions qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
  • Par ailleurs, pour autant que le traitement soit fondé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela ne porte toutefois atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci.

9. Comment faire valoir vos droits ?
Vous pouvez envoyer vos demandes par courrier électronique à l’adresse dpo@commune-philippeville.be ou par courrier ordinaire à l’adresse suivante :

L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE 
A l’attention du Délégué à la Protection des Données
Place d’Armes, 12
5600 Philippeville

Pour garantir le respect de votre vie privée et assurer votre sécurité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier votre identité avant de vous permettre de consulter, et éventuellement de corriger, des données.

10. Quels sont les moyens mis en œuvre pour protéger les données ?
L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE a mis en place un certain nombre de procédures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel, qu’elle réévalue et actualise régulièrement, afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé, la communication accidentelle à des tiers, ainsi que d’en assurer la sécurité et de garantir l’utilisation correcte des informations recueillies en vue de réaliser le traitement concerné.

11. A qui adresser vos questions/plaintes ?
Si vous pensez que nous manquons à l’une de nos obligations légales et/ou contractuelles, nous vous invitons à nous contacter en envoyant un courrier électronique à dpo@commune-philippeville.be ou un courrier ordinaire à l’adresse reprise ci-dessous :

L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE 
A l’attention du Délégué à la Protection des Données
Place d’Armes, 12
5600 Philippeville

Nous mettrons tout en œuvre pour vous assurer un suivi dans les meilleurs délais.

Toute réclamation, toute plainte ou tout grief peut être adressé en envoyant un courrier électronique précité ou un courrier ordinaire.

Au cas où notre réponse ne vous donnerait pas satisfaction, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données (APD).

Autorité de Protection des Données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles

Tél.: +32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
E-mail: contact@apd-gba.be

URL: https://www.autoriteprotectiondonnees.be

12. Droit applicable et juridiction compétente
La présente déclaration est régie par le droit belge. Tout litige qui n’aura pas pu être réglé à l’amiable dans un délai n’excédant pas un mois à compter de sa survenance, ce délai pouvant être prolongé de commun accord, sera soumis à la compétence des tribunaux de Charleroi (Belgique). L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE PHILIPPEVILLE se réserve le droit de se diriger vers un autre tribunal compétent, si elle le juge opportun.